Электронные трудовые книжки: как это будет

На сайте Пенсионного фонда России опубликованы проекты новых форм электронных сведений, которые работодатели будут заполнять вместо бумажных трудовых книжек уже с 1 января 2020 года. Подробную информацию о планируемых нововведениях и особенностях заполнения форм можно найти в нашем обзоре.

Итак, для начала давайте вспомним, что же нам известно об электронных трудовых книжках?

Электронные трудовые книжки заменят бумажные, но будут содержать всю ту же информацию, за исключением записей об образовании работника и его награждениях.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате.

Сведения о трудовой деятельности работника будут храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР.

Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление ПФР или центр госуслуг «Мои документы». Услуга будет оказываться без привязки к месту жительства или работы человека.

В настоящее время на рассмотрение в Госдуму внесены три законопроекта, регулирующие вопросы внесения изменений в действующее законодательство в связи с внедрением электронных трудовых книжек.

Первый законопроект вносит изменения в ТК РФ, устанавливая возможность формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. По оценкам экспертов, предлагаемые изменения затрагивают около 60 млн. работников и 8,4 млн. хозяйствующих субъектов, включая индивидуальных предпринимателей. Консервативные граждане, не желающие переходить на электронные трудовые книжки, будут иметь возможность продолжения ведения бумажной трудовой книжки. Для этого они должны будут подать работодателю письменное заявление.

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и обязывает работодателя представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников. За непредставление, представление неполных или недостоверных сведений работодатель будет нести административную ответственность.

Третьим законопроектом вносятся изменения в КоАП РФ, в соответствии с которыми должностные лица работодателя будут привлекаться к административной ответственности в виде предупреждения за неоднократное (два и более раза в течение года) нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений. При этом, ПФР будет направлять информацию о данных правонарушениях в Роструд в электронной форме посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

А теперь коротко о новых формах! С 1 января 2020 года работодатели будут обязаны ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД), на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. В сведениях указывается информация обо всех принятых и уволенных работниках, о тех, с кем произошли кадровые изменения (например, перевод или установление иной квалификации) в прошедшем месяце.

С 1 января 2021 года данные о приеме и увольнении работодатель обязан будет сообщать в ПФР не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа. Вместе со сведениями об увольнении необходимо будет подавать сведения о связанных с работником кадровых изменениях, по которым отчетный период не завершен или работодатель не сообщил в ПФР.

Представление сведений в ПФР может осуществляться на бумаге, только если в отчетном периоде у организации числилось менее 25 работников. В остальных случаях сведения нужно будет формировать и представлять в форме электронного документа, подписанного УКЭП руководителя или доверенного лица.

Еще одна новая форма сведений о трудовой деятельности – СЗИ-ТД. В ней работодатели должны будут отражать всю информацию о трудовой деятельности работника за период его работы в организации. Данную форму нужно будет предоставлять работнику по его запросу не позднее трех рабочих дней, а также в день его увольнения. При этом, форму, предоставляемую на бумаге, придется заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при ее наличии), а в электронном виде – УКЭП уполномоченного лица.

Друзья, уже со следующего года работники и работодатели получат удобный и быстрый доступ к получению и предоставлению информации о трудовой деятельности, высокий уровень безопасности и сохранности данных. У работодателей снизятся издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, появятся новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности. Работники приобретут дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, дистанционного оформления пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения. Кроме того, им будет доступно использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

Итак, давайте подытожим, что же будут обязаны сделать работодатели предприниматели в 2020 году:

  1. подготовить и принять локальные нормативные акты о кадровом учете в электронной форме, а также внести изменения в действующие акты, регламентирующие ведение кадрового учета;

  2. внести изменения в коллективные договоры в части, противоречащей новым требованиям;

  3. обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности работников в ПФР;

  4. уведомить в письменной форме всех работников о переходе на электронные трудовые книжки, а также о возможности дальнейшего ведения существующих бумажных трудовых книжек.

Новости

X